Plateforme collaborative : Ce que veulent vraiment vos équipes

Date: avril 21, 2020

Par Constant Ondo

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative d’entreprise ? Qu’est-ce qui la différencie d’un réseau social d’entreprise ou d’une digital workplace ? Et surtout, comment permet-elle d’améliorer la performance des équipes ?

Si vous recherchez un outil collaboratif, vous vous posez peut-être ces questions.

Et instinctivement, vous savez que la clé du succès est de choisir une solution centrée sur les besoins réels de vos collaborateurs, ceux qui vont les amener à s’approprier ce nouvel outil digital.

Mais attention à bien rester focalisés sur ces besoins et à ne pas sauter trop vite aux fonctionnalités proposées par l’outil.

Je m’explique :

Vos collaborateurs n’ont par exemple pas « besoin » de groupes de discussion ; ils en ont déjà dans leur service, à la machine à café, à la cantine.

Ils ressentent peut-être par contre le « besoin » de pouvoir échanger au delà de leurs cercles habituels, ce qui pourrait justifier la mise en place de groupes de discussion thématiques dans un réseau social d’entreprise (RSE).

Mais quand et pourquoi ressentent-ils ce « besoin » ? Là est la vraie question, celle qui permet d’identifier les motivations qui peuvent être utilisées comme leviers du renforcement de la collaboration.

C’est donc sur ces motivations que je vous invite à réfléchir.

J’en vois 4 principales :

Gagner du temps

Nous avons tous le sentiment de manquer de temps. Nous devons faire toujours plus, souvent avec moins de moyens, nos « to-do lists » s’allongent et nous nous demandons parfois en fin de journée ce que nous avons fait de réellement constructif.

Et, soyons honnêtes, les outils digitaux censés nous faire gagner du temps ne vont pas toujours dans le bon sens.

Selon plusieurs études, nous passons aujourd’hui jusqu’à 20% de notre temps de travail à rechercher de l’information et sommes si souvent interrompus par des mails, des notifications ou des appels que nous n’arrivons plus à nous concentrer sur une tâche plus de 12 minutes.

Attention donc aux outils collaboratifs qui, sous couvert de mettre à disposition plus d’informations complexifient la recherche, qui multiplient les notifications ou les flux RSS ou qui sur-sollicitent vos collaborateurs via des fonctions de conversation.

Misez plutôt sur des outils avec des moteurs de recherche ultra performants, basé sur le langage naturel, des fonctions d’analyse et de traduction automatique de documents et une organisation logique de l’information.

Trouver des solutions

Nous avons aussi tous le sentiment de fonctionner en mode « pompier », appelés plus souvent à résoudre des problèmes en urgence qu’à construire la performance sur le long terme.

Des problèmes inattendus, de plus en plus complexes, face auxquels nous réinventons régulièrement sans même en avoir conscience des solutions qui existent déjà. Des problèmes pour lesquels les experts peuvent être sollicités 10 fois, 100 fois, sans trouver le temps de formaliser des consignes. Pire, les consignes peuvent exister mais être perdues dans le corpus documentaire de l’entreprise.

La collaboration est avant tout un mode de fonctionnement basé sur le partage et l’échange de services, qui a autant à apporter dans les missions quotidiennes de chacun d’entre nous que dans la gestion de nouveaux projets.

Choisissez donc une plateforme collaborative capable d’accompagner vos collaborateurs dans la résolution de problèmes au quotidien. Vous leur éviterez d’avoir à « réinventer la roue » et leur dégagerez du temps qu’ils pourront consacrer sereinement à des projets à valeur ajoutée.

Partager leurs savoirs

Donner du sens au travail. N’est-ce pas au final le besoin le plus fondamental pour entretenir notre motivation et notre engagement ?

Donner du sens à son travail, c’est à la fois inscrire ses missions dans un objectif collectif supérieur et conforter sa place en tant qu’individu dans une organisation sociale.

Dans une culture collaborative, cela signifie donc autant contribuer à la réussite des projets transversaux que cultiver ses savoir-faire et les partager.

Nous aquérons tous, au travers de nos expériences quotidiennes, des connaissances et des savoir-faire qui peuvent être utiles à tous. Mais nous ne sommes pas égaux dans la capacité que nous avons à les rendre visibles et utilisables par nos collègues, proches ou lointains.

Misez donc sur une plateforme collaborative qui offre à chacun la liberté de donner du sens à son travail en partageant ses retours d’expérience sans avoir à les formaliser selon un schéma pré-établi. Votre organisation y gagnera en taux d’engagement et en intelligence collective.

Être reconnues

La reconnaissance est une autre dimension essentielle du sens au travail, et donc une autre condition indispensable de notre engagement dans la réussite collective.

Les services RH sont dotés d’outils pour gérer la reconnaissance financière, l’identification des talents, la gestion des compétences… Mais ces outils tiennent-ils vraiment toutes leurs promesses, tant pour les DRH que pour les collaborateurs ? Les évaluation réalisées par les managers sont-elles objectives, exhaustives, comparables ? Les savoir-faire mis en oeuvre dans les projets collaboratifs sont-ils pris en compte ? Les nouvelles compétences ou appétences sont-elles identifiées si le salarié ne les met pas en avant ?

La meilleure reconnaissance est celle que nous recevons, sans l’avoir sollicitée, en récompense du travail fourni.

Et certaines plateformes collaboratives (comme PICC Software) permettent de le faire en identifiant et en validant de manière automatique et objective les compétences individuelles ainsi que leur contribution à la réussite collective.

En les choisissant, vous valoriserez réellement votre capital humain.

Pour répondre aux trois questions que je posais en introduction de cet article, je dirais qu’une plateforme collaborative est bien plus qu’un espace virtuel dédié à la gestion de projets ou un hub d’accès à différents outils collaboratifs (fonctions des digital workplaces). C’est aussi beaucoup plus qu’un espace virtuel de partage d’information et de communication (fonctions des RSE).

Une plateforme collaborative est un espace dans lequel chacun met à profit le partage et l’échange de services pour répondre à ses besoins individuels comme aux besoins collectifs.

PICC Software : 6 fonctionnalités uniques pour répondre aux vrais besoins de vos équipes

PICC Software offre toutes les fonctionnalités de communication et de gestion de projet qui constituent le socle des réseaux sociaux d’entreprise, plateformes collaboratives et digital workplaces.

Mais PICC Software offre également des fonctionnalités uniques pour le travail collaboratif, le management du changement et la gestion du capital humain, avec à la clé plus de productivité, de créativité et d’agilité à tous les échelons de l’entreprise  :

  • => Cartographie des connaissances : Toutes les connaissances de l’entreprise, mises à jour en temps réel, organisées de manière logique et présentées de manière graphique pour trouver en quelques clics la bonne information.
  • => Enrichissement des connaissances : Capture des connaissances « comme elles viennent », photo, vidéo, enregistrement son, texte, sans dégrader la performance de l’analyse automatique.
  • => Amélioration des connaissances : Intelligence humaine augmentée par l’intelligence artificielle pour corréler des problèmes et des solutions qui ne semblaient pas liés.
  • => Aide à la résolution de problèmes : Procédures séquentielles et dynamiques intégrant des fonctions logiques pour guider l’utilisateur en fonction du problème qu’il rencontre.
  • => Soutien à la créativité : Méthode scientifique de génération d’idées et d’accélération de l’innovation.
  • => Identification des compétences : Identification automatique des compétences issues des retours d’expérience.

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